Was ist elektronische rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist eine digitale Version einer traditionellen Papierrechnung. Sie wird in elektronischer Form erstellt, übermittelt, empfangen und gespeichert.

Bei einer elektronischen Rechnung werden alle relevanten Rechnungsdaten elektronisch erfasst und in einem standardisierten Format wie PDF, XML oder EDI bereitgestellt. Dadurch können Unternehmen Papierkosten, Porto und Verwaltungsaufwand einsparen.

Elektronische Rechnungen ermöglichen eine schnellere und effizientere Abwicklung des Rechnungsprozesses. Sie können automatisch in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme importiert und weiterverarbeitet werden. Dies reduziert manuelle Fehler und vereinfacht die Buchhaltung.

Eine elektronische Rechnung muss bestimmten rechtlichen Anforderungen entsprechen, um als Rechnung anerkannt zu werden. Dazu gehören die Einhaltung der Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes, die Sicherstellung der Integrität und Authentizität der Rechnungsdaten sowie die Aufbewahrungspflicht.

Elektronische Rechnungen können auf verschiedene Arten übermittelt werden, z.B. per E-Mail, über ein Webportal oder im elektronischen Datenaustausch (EDI). Es ist auch möglich, elektronische Rechnungen direkt in elektronische Beschaffungssysteme zu integrieren.

Mit elektronischen Rechnungen können Unternehmen ihre Prozesse automatisieren, Kosten senken und die Nachhaltigkeit verbessern, indem sie den Papierverbrauch reduzieren. Viele Länder haben bereits gesetzliche Regelungen für die elektronische Rechnungsstellung eingeführt, um diese Entwicklung zu fördern.